راهنمای بهره‌ وری: استراتژی‌های مدیریت زمان که کارساز هستند

بهتر است با تعریف بهره وری شروع کنیم.

 بهره وری معیاری است که به وسیله‌ی آن میزان عملکرد فرد در یک کار مشخص را می‌سنجند.

 شاید شما هم تصور می‌کنید که هرچه فعالیت و کار بیشتری در طی روز انجام دهید، به این معنی است که بهره وری بیشتری دارید.

 اما این تصوری کاملا اشتباه است.

در واقع بهره وری به این معناست که کار و فعالیتی که اهمیت بیشتری دارد، به طور مداوم انجام شود‌.

 اصلا مهم نیست که روی چه فعالیتی تمرکز دارید.

زیرا در زندگی هر کس تنها چند کار از اولویت بالاتری برخوردار هستند.

به عبارت دیگر بهره‌ وری به این معناست که بر روی تنها چند فعالیت ثابت، سرعتی ثابت و البته متوسط داشته باشید‌.

 داشتن سرعت بالا برای انجام همه‌ی کارها مفهوم بهره وری نیست.

 

 

بهترین استراتژی‌های بهره وری من

استراتژی شماره یک: جعبه آیزنهاور

یکی از بهترین استراتژی‌ها برای بالا بردن بهره وری، جعبه‌ی آیزنهاور است.

 می‌توانید با استفاده از جعبه آیزنهاور فعالیت‌هایی اضافی را از میان بردارید.

 فعالیت‌های اضافی فعالیت‌هایی هستند که باعث اتلاف وقت می‌شوند:

این ماتریس تصمیم‌گیری ساده به شما کمک می‌کند تا اقداماتی را انجام دهید.

وظایف را سازمان‌دهی کنید و کارهای بیشتری انجام دهید.

این ماتریس از ویژگی‌ مهمی برخوردار است.

شما به وسیله‌ی این ماتریس می توانید هم فعالیت‌های بزرگ (مانند برنامه‌ریزی هفتگی) و هم برنامه‌های روزانه‌ی کوچک‌تر ( امروز چه کاری باید انجام دهم) را تنظیم‌ نمایید.

 

 

استراتژی شماره ۲ وارن بافت

این روش به شما کمک می‌کند دریابید که چگونه تمرکز خود را به حداکثر رسانده و بر اولویت‌های خود تسلط پیدا کنیم.

 این روش، در واقع همانطور که از نامش پیداست از سرمایه‌گذار مشهور وارن بافت گرفته شده است.

 این استراتژی دارای ۳ مرحله است که به فرد کمک می‌کند اولویت‌ها و اقدامات خود را تعیین نماید.

در این روش اگر فرد خود را به انجام کاری متعهد بداند، می‌تواند مفید باشد.

استراتژی شماره ۳ روش  پیچک لی

 کارشناسان توصیه می‌کنند از این روش استفاده کنید تا به اوج بهره وری دست یابید.

 استراتژی پیچک لی بسیار ساده است.

مهم‌ترین کار را هر روز انجام دهید.

 

استراتژی شماره ۴  روتین ۱۵ دقیقه‌ای ترولوپ برای بهبود بهره وری

 آنتونی ترولوپ از این روش برای نوشتن بیش از ۴۰ کتاب استفاده کرد.

اغلب افراد در زمینه‌ی اولویت‌بندی کارها و مهم‌ترین کارها با مشکل روبرو می‌شوند.

 پس از این‌که کارهای خود را اولویت‌بندی کردید، به آن نگاه کنید.

اگر اولویت شماره‌ی یک شما یکی از بزرگ‌ترین کارهایتان باشد، قطعا می‌تواند موجب ناامیدی شود.

 علت این امر آن است که زمان زیادی می‌برد تا به پایان برسد.

 اما مشکلی نیست که آسان نشود.

 آنتونی ترولوپ برای این کار راه حلی ارائه می‌رهد.

دیگر استراتژی‌های بهره وری کدامند؟

 

بسیاری از استراتژی‌های بهره وری بر کارآیی کوتاه مدت تمرکز می‌کنند.

به این مثال‌ها توجه کنید:

 چگونه می‌توان لیست کارهای روزانه رو مدیریت کرد؟

 چگونه هر روز کارهای بیشتری انجام دهیم؟

چگونه جلسات هفتگی خود را کوتاه‌تر کنید.

و مواردی از این دست.

هر چند همه‌ی این راه‌ها هم می‌توانند‌ منطقی به نظر برسند.

با این‌حال ما در نظر داریم تا بهره وری بلند مدت خود را ارتقا ببخشیم. 

شاید ندانید که برای رسیدن به این هدف باید از گزینه‌ها و راه حل‌های استراتژیک خاصی پیروی نمود.

 ما در ادامه، ایده‌های مربوط به افزایش بهره‌ وری طولانی مدت را برای شما باز می‌کنیم.

 راه های ساده برای داشتن بازده بیشتر روزانه

مرحله ۱: سعی کنید به جای مدیریت وقت، انرژی خود را کنترل کنید.

 

کمی به سطح انرژی خود در طول روز بیندیشید.

متوجه خواهید شد که برخی از فعالیت‌ها را در برخی از ساعات روز بهتر انجام می‌دهید.

انرژی شما صبح‌ها چگونه است، بعدازظهر یا شب چطور؟

بهتر است ابتدا برای خود مشخص کنید که کدام کار را بهتر است در چه بازه‌ی زمانی انجام دهید.

مرحله ۲: شب قبل برای بهره وری فردا آماده شوید.

 

 

حتی اگر قرار است فردا فقط یک کار خاص انجام دهید، فرقی ندارد.

بهتر است شب قبل چند دقیقه وقت بگذارید و لیست کارهای فردا را تنظیم کنید.

 مثلا من هنگام نوشتن این مقاله، شب قبل تشریح می‌کنم که چه مقاله‌ای قرار است فردا بنویسم.

 سپس لیستی کوتاه از دیگر کارها را می‌نویسم.

 شاید شب قبل ۱۰ دقیقه زمان صرف آن کنم، اما روز بعد حدود ۳ ساعت زمان خود را صرفه‌جویی کرده‌ام.

مرحله ۳: ایمیل خود را تا ظهر باز نکنید.

 

شاید تصور کنید که این کار، زمان زیادی را از شما نمی‌گیرد.

برای من هم در ابتدا بسیار سخت بود که این کار را انجام دهم.

اما بعدها متوجه شدم، هیچ خبر مهمی در این ایمیل‌ها برای من وجود ندارد‌.

 بهتر است به جای این‌که به کارهای فوری رسیدگی کنید، صبح خود را صرف انجام کارهای مهم کنید.

مرحله ۴:  تلفن خود را خاموش کرده و در اتاق دیگری بگذارید تا بهره وری خود را افزایش دهید

 

حتی می‌توانید آن را روی میز دیگری بگذارید تا دور از چشمتان باشد.

 این کار باعث می‌شود برای چک کردن پیام‌های شبکه‌های اجتماعی خود اشتیاق کمتری داشته باشید.

 شاید ساده و بی معنی به نظر برسد‌ اما با این کار نیمی از راه اتلاف وقت خود را مسدود کرده‌اید.

در واقع دیگر راهی برای انجام کارهای بی‌معنی ندارید.

مرحله ۵: در مکان خنک کار کنید.

 

قطعا شما هم متوجه شده‌اید که مکان‌های گرم باعث می‌شود احساس کسلی کنید.

می‌توانید با پایین آوردن دما، یا رفتن به مکانی کمی خنک‌تر، تمرکز ذهنی خود را به دست آرید.

مرحله ششم: بنشینید یا بلند شوید.

وقتی در حالت نشسته و قوز کرده می‌نشینید، قفسه‌ی سینه‌ی شما در حالت بدی قرار می‌گیرد.

 در این حالت دیافراگم به پایین ریه فشار وارد می‌کند و مانع از تنفس راحت می‌شود.

 

اگر صاف بنشینید یا بلند شوید، متوجه تفاوت در تنفس خود می‌شوید.

 در این وضعیت اکسیژن بیشتری به مغزتان می‌رسد و تمرکزتان افزایش می‌یابد.

مرحله ۷: برای افزایش بهره وری روز خود را با مراسمی آیینی شروع کنید.

من صبح‌ خود را با ریختن یک لیوان آب خنک شروع می‌کنم.

برخی ده دقیقه مراقبه می‌کنند.

 شما نیز به دنبال کاری باشید که مانند مراسم آیینی نویدبخش صبحی دیگر باشد.

 این کار باعث می‌شود این پیام به مغزتان مخابره شود که روز شروع شده است.

در نتیجه مغز وارد حالت کار، ورزش یا هر حالت دیگری می‌شود که برایش تعریف کرده‌اید.

 علاوه بر این، این روال باعث می‌شود بر کمبود انگیزه غلبه کنید و حتی اگر تمایلی هم ندارید کار خود را انجام دهید.

 

بهترین کتاب های بهره وری

The ONE Thing  اثر گری کلر و جی پاپاسان

Getting Things  by David Allen

ضرورت  توسط گرگ McKeown

لینک منبع: jamesclear.com