روش آیوی لی: متخصصان داشتن روتین روزانه را برای حداکثر بهره‌وری توصیه می‌کنند
در سال ۱۹۱۸، چارلز شواب یکی از ثروتمندترین مردان جهان بود.
شواب رییس شرکت فولاد بیت لحم، بزرگترین کشتی ساز و در آن زمان دومین تولید‌کننده بزرگ فولاد در آمریکا بوده است.
مخترع مشهور توماس ادیسون، یک زمانی شواب را به عنوان «کلاهبردار ماهر» خطاب کرده بود. او دائما در رقابت تمایل به قرار گرفتن در جایگاه برتر داشت.
یک روز در سال ۱۹۱۸، وقتی که شواب برای افزایش کارایی تیم خود و کشف راه‌های بهتر برای انجام کارها تلاش می‌کرد، جلسه‌ای را با یک مشاور بهره‌وری بسیار محترم به نام آیوی لی ترتیب داد.
لی در نوع خود تاجر موفقی بود و از او به عنوان پیشگام در زمینه روابط عمومی یاد می‌شود.
در ادامه داستان، شواب؛ لی را به دفتر خود آورد و به او گفت: ” برای انجام کارهای بیشتر راهی را به من نشان بده.”
لی پاسخ داد: “با هر یک از مدیران خود ۱۵ دقیقه به من وقت بدهید.”
شواب پرسید: “چقدر برای من هزینه خواهد داشت؟”
لی گفت: “هیچی. “مگر اینکه این روش عملی باشد. بعد از سه ماه، می‌توانید برای هر چیزی که احساس می‌کنید برایتان ارزشمند و کاربردی بود، یک چک برای من ارسال کنید. ”
روش آیوی لی
آیوی لی در طول آن ۱۵ دقیقه‌ای که مدیران در کنار او حضور داشتند، برنامه روزانه ساده خود را برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری توضیح داد:
- در پایان هر روز کاری، شش مورد از مهمترین کارهایی که باید فردا انجام دهید را بنویسید. بیش از شش کار را یادداشت نکنید.
- آن شش مورد را به ترتیب اهمیت آنها در اولویت قرار دهید.
- وقتی فردا آمدید، فقط روی اولین کار تمرکز کنید. قبل از اینکه کار دوم خود را شروع کنید، ابتدا کار اول را کاملا به پایان برسانید.
- به همان شیوه، بقیه کارهایی را که در لیست خود نوشته‌اید را انجام دهید. در پایان روز، تمامی کارهای ناتمام را در لیست ۶ کاری که باید در روز بعد انجام دهید، اضافه و وارد کنید.
- این روند را در هر روز کاری تکرار کنید.
این استراتژی ساده به نظر می‌رسید، اما شواب و تیم اجرایی او در فولاد بیت لحم آن را امتحان کردند.
پس از سه ماه، شواب از پیشرفت شرکت خود بسیار خوشحال بود. به طوری که لی را به دفتر خود فرا‌خواند و یک چک به مبلغ ۲۵۰۰۰ دلار برای او نوشت.
چک ۲۵۰۰۰ دلاری نوشته شده در سال ۱۹۱۸ معادل چک ۴۰۰۰۰۰ دلاری در سال ۲۰۱۵ است.
روش آیوی لی برای اولویت بندی لیست کارهای شما به طور خاصی ساده به نظر می‌رسد. چگونه ممکن است چیزی به این سادگی اینقدر ارزش داشته باشد؟
چه چیزی آن را تا این حد تأثیرگذار می کند؟
درست مدیریت کردن اولویت‌ها
روش بهره‌وری آیوی‌لی بسیاری از مفاهیمی که قبلا در مورد آنها نوشتم را در بر دارد.
این‌ها مواردی هستند که این روش را موثر می‌کنند:
به اندازه کافی ساده است و واقعا کار می‌کند.
نقد اولیه در رابط با روش‌هایی مانند روش آیوی‌لی، این است که آنها بسیار ساده هستند.
همه افراد پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های زندگی را در نظر نمی‌گیرند. اگر شرایط اضطراری پیش بیاید چه اتفاقی می‌افتد؟ در مورد استفاده از جدیدترین تکنولوژی چطور؟
بر اساس تجربه من، پیچیدگی اغلب ضعف است؛ زیرا بازگشت به مسیر را دشوارتر می‌کند.
بله شرایط اضطراری و حواس پرتی‌های غیر‌منتظره به وجود می‌آید. تا آنجا که ممکن است آنها را نادیده بگیرید.
در مواقع ضروری با آنها برخورد کنید و در اولین فرصت به لیست اولویت‌های خود بازگردید. از قوانین ساده برای هدایت رفتارهای پیچیده استفاده کنید.
شما را مجبور می‌کند که تصمیمات سخت بگیرید
من معتقدم هیچ چیز جادویی در روش آیوی‌لی لیست شش وظیفه مهم در طول روز وجود ندارد.
حتی می‌توانید پنج کاری را که باید در روز انجام دهید را بنویسید. با این حال، من فکر می‌کنم چیزی جادویی در مورد اعمال محدودیت به خودتان وجود دارد.
من می‌دانم که بهترین کار زمانی که ایده‌ای زیادی دارید (یا وقتی توسط هر کاری که باید انجامشان دهید گیج و کلافه شده‌اید) این است که آنها را هرس کرده و هر کدام را که کاملا ضروری نیست حذف کنید. محدودیت‌ها می‌توانند شما را بهتر کنند.
روش آیوی‌لی شبیه به قانون ۵ از ۲۵ وارن بافت است که بر اساس آن شما فقط باید بر روی ۵ وظیفه مهم تمرکز کرده و سایر موارد را نادیده بگیرید. اساسا، اگر خود را متعهد به چیزی نکنید، حواس شما از همه چیز پرت می‌شود.
ناسازگاری در هنگام شروع یک کار را از بین می‌برد
بزرگترین مانع برای به پایان رساندن بیشتر کارها، شروع آنها است.
(برخاستن از رختخواب می‌تواند سخت باشد، اما هنگامی که شروع به انجام این کار می‌کنید، به راحتی می‌توانید از آن دل بکنید.) روش آیوی‌لی شما را مجبور می‌کند تا در مورد اولین کار خود، شب قبل از رفتن به محل کار تصمیم بگیرید.
به عنوان یک نویسنده؛ این استراتژی برای من فوق‌العاده مفید بوده است.
من می‌توانم ۳ یا ۴ ساعت در مورد چیزی که باید برای روزهای بعد خود بنویسم فکر کنم.
اگر شب قبل تصمیم بگیرم، می‌توانم پس از بیدار شدن، بلافاصله شروع به نوشتن کنم. ساده است، اما این روش واقعا کاربردی است.
شما نیاز به انجام یک کار دارید
جامعه مدرن عاشق این هستند که چندین کار را با هم انجام دهد.
افسانه‌ای در رابطه با چند کار داشتن و چند وظیفه‌ای بودن وجود دارد؛ آن هم این است که مشغول بودن مترادف با بهتر بودن است اما در واقع دقیقا برعکس آن درست است.
داشتن اولویت‌های کمتر منجر به کار بهتر می‌شود. در مورد متخصصان در سطح جهانی در هر زمینه‌ای مطالعه کنید، متوجه خواهید شد که در ورزشکاران، هنرمندان، دانشمندان، معلمان و مدیران عاملان تمرکز یکی از ویژگی‌‌هایی است که در همه آنها وجود دارد.
دلیل آن نیز ساده است. اگر دائما زمان خود را به ۱۰ روش مختلف تقسیم کنید، نمی‌توانید در یک کار عالی عمل کنید. تسلط به تمرکز و ثبات نیاز دارد.
حرف آخر
هر روز ابتدا مهمترین کار را انجام دهید. این تنها ترفند بهره‌وری است که به آن نیاز دارید.
اگر می‌خواهید درباره روال و عادات مدال‌آوران المپیک، هنرمندان برنده جایزه، رهبران کسب و کار، پزشکان نجات دهنده و ستارگان کمدین بیشتر بیاموزید، کتاب عادات اتمی (خرده عادت‌ها) را مطالعه کنید.
منبع: jamesclear
